Zarządzanie kompetencjami

Wprowadzenie

1. Moduł „Zarządzanie kompetencjami” składa się z 3 sekcji:

1. Model kompetencji (bloki kompetencji);
2. Skala ocen;
3. Profile kompetencji.

2. Opublikowane kompetencje są wykorzystywane:

• W ocenie 360.
• Przy tworzeniu profili kompetencji.
• Przy tworzeniu indywidualnych planów rozwoju (IPD).
• Przy tworzeniu kursów/testów. Określa się, jakie kompetencje rozwijają odpowiednie kursy/testy.

3. Model zarządzania kompetencjami w aplikacji jest dwu- lub trójpoziomowa.

1 poziom - kompetencja. Na przykład, „praca w zespole”.

Poziom 2 - wskaźnik przejawiania. Na przykład dla kompetencji „praca w zespole”: „interesuje się opiniami innych współpracowników”, „szybko nawiązuje kontakt i utrzymuje relacje partnerskie” itd.

Poziom 3 - ocena. Może być dowolna: 1, 2, 3, 4, 5 lub przejawia, nie przejawia itd.

Na każdym poziomie można ustawiać dowolne wartości.

Tworzenie kompetencji

1. Aby utworzyć kompetencję jedno poziomową, wystarczy w zakładce Model kompetencji:

• Kliknij plusik "Dodaj kompetencję".
• W wyświetlonym oknie wprowadź nazwę kompetencji.
• Dodać na plus. Kompetencja zostanie dodana do listy kompetencji w statusie Wersja robocza.
• Opublikować kompetencję.

2. Aby dodać wskaźniki do kompetencji jednopoziomowej (utworzenie kompetencji dwupoziomowej) należy

• Kliknij element

• Aktywować element
• W wyświetlonym oknie dodawać wskaźniki przejawów.

WAŻNE! Podczas konwertowania kompetencji z dwupoziomowej (ze wskaźnikami) na jednopoziomową (bez wskaźników), wprowadzone wskaźniki zostaną usunięte.

3. Poziom docelowy.

Znaczenie "poziomu docelowego" dla kompetencji polega na tym, że gdy pracownik nie osiąga poziomu docelowego, system automatycznie generuje działania rozwojowe.

Docelowy poziom jest określany dla kompetencji lub dla wskaźników przejawiania (dla kompetencji dwupoziomowej).

Jak działa docelowy poziom:

• Wybiera się skalę.
• Ze skali wybierany jest docelowy poziom, który powinien posiadać pracownik.
• Dodawane są rozwijające działania lub kursy z katalogu kursów, ukierunkowane na rozwój kompetencji lub wskaźników.
• Dalsze wykorzystanie mechanizmu odbywa się w testach lub ocenach 360: W testach. Jeśli dla testu wybrana zostanie kompetencja i aktywowany element Utwórz IDP. W przypadku nieuzyskania wymaganego wyniku, system automatycznie utworzy IDP, który będzie dostępny w jego panelu osobistym. IDP jest tworzony na podstawie działań rozwojowych dodanych w tej sekcji. W ocenie 360. Po przeprowadzeniu oceny, w wynikach oceny będzie dostępny przycisk Przypisz IDP. IDP może przypisać moderator aplikacji. IDP jest przypisywany dla każdej kompetencji.

4. Inne działania z kompetencją. Kompetencję można:

• Edytować. Klikając na nią.
• Usuń.
• Opublikować.

Bloki kompetencji

1. Bloki kompetencji zawierają zestaw opublikowanych kompetencji.

2. Bloki są wygodne w użyciu, gdy kompetencji jest wiele i konieczne jest dodanie ich do oceny 360 w dużej liczbie.

Oceny

1. W aplikacji można używać kilku skal. Skale są używane:

• W ocenie 360;
• Przy opracowywaniu profili kompetencji;
• Przy tworzeniu indywidualnych planów rozwoju (IPR).

2. Struktura skali w aplikacji składa się z trzech kolumn:

• Punkty. Uczestniczą w obliczaniu wyników, średniej wartości;
• Nazwa;
• Opis treściowy.

Profile kompetencji

1. Profile kompetencji obejmują:

• Typowe stanowiska/role (np. menedżer sprzedaży);
• Pracownicy, dla których stosowany jest profil;
• Kompetencje opisujące dane stanowisko/rolę;
• Oceny, a mianowicie ich docelowy poziom.

W ten sposób można opisać wszystkie role/stanowiska w firmie.

2. Tworzenie profili jest wykorzystywane między innymi do opracowywania indywidualnych planów rozwoju. Podejście jest następujące:

• Opis docelowego poziomu wymagań dla stanowiska/roli. Jakimi kompetencjami powinna charakteryzować się rola i ich docelowy poziom (ocena);
• Zrozumienie aktualnego poziomu kompetencji. Po przeprowadzeniu testu lub oceny 360 pojawia się zrozumienie aktualnego poziomu kompetencji;
• Na podstawie tej luki między docelowym modelem kompetencji a obecnym tworzony jest indywidualny plan rozwoju dla pracownika.

3. Profile zawierają funkcjonalność zatwierdzania. Po wysłaniu do zatwierdzenia profil pojawi się w Panelu zatwierdzającego w zakładce Moje kompetencje.

Do uzgodnienia i zatwierdzenia należy przesunąć suwak w stan aktywny.

Zgoda odbywa się równolegle, wszyscy zatwierdzający widzą w swoim panelu osobistym, ale dopóki wszyscy nie zatwierdzą, osoba zatwierdzająca nie może zaakceptować.

Jeśli w Profilu nie ma osób zatwierdzających i zatwierdzającego, można go od razu opublikować.

Statusy

Kompetencja i ocena: opublikowane/nieopublikowane.

Profil:

• Status uzgodnienia: uzgodnione, zatwierdzone.
• Status publikacji: opublikowane/nieopublikowane.

Często zadawane pytania

Pytanie: Czym jest moduł „Zarządzanie kompetencjami” i z jakich sekcji się składa?

Odpowiedź:

Moduł „Zarządzanie kompetencjami” to narzędzie przeznaczone do efektywnego zarządzania umiejętnościami i wiedzą pracowników. Składa się z trzech głównych działów:

• Model kompetencji (bloki kompetencji): Określa strukturę kompetencji, ich poziomy oraz wskaźniki przejawiania.
• Skala ocen: Służy do ilościowego i jakościowego pomiaru poziomu kompetencji.
• Profile kompetencji: Opisują wymagania dotyczące kompetencji dla konkretnych stanowisk lub ról.

Pytanie: W jaki sposób wykorzystywane są opublikowane kompetencje w systemie?

Odpowiedź:

Opublikowane kompetencje mają szeroki zakres zastosowań:

• W ocenie 360: Stanowią podstawę do wszechstronnej oceny pracownika przez różne grupy osób (przełożonych, współpracowników, podwładnych).
• Przy tworzeniu profili kompetencji: Określa się, jakie kompetencje są niezbędne na danym stanowisku.
• Przy tworzeniu indywidualnych planów rozwoju (IPR): Pomagają zidentyfikować luki w kompetencjach i sformułować działania mające na celu ich usunięcie.
• Przy tworzeniu kursów/testów: Umożliwiają wskazanie, jakie kompetencje rozwijają dane materiały edukacyjne.

Pytanie: Jaka jest struktura modelu zarządzania kompetencjami?

Odpowiedź:

Model zarządzania kompetencjami może być dwupoziomowa lub trzypoziomowa:

• 1 poziom - Kompetencja: Ogólny opis umiejętności lub cechy, na przykład „praca zespołowa”.
• Poziom 2 - Wskaźnik przejawiania: Konkretne przejawy behawioralne kompetencji, na przykład dla „pracy w zespole” może to być „interesuje się opiniami innych współpracowników” lub „szybko nawiązuje kontakt i utrzymuje relacje partnerskie”.
• Poziom 3 - Ocena: Bezpośrednia ocena poziomu przejawiania wskaźnika. Może to być wartość numeryczna (np. od 1 do 5) lub opis jakościowy (np. „przejawia”, „nie przejawia”).

W dwupoziomowym modelu obecne są tylko kompetencje i skala.

Pytanie: Czym jest „docelowy poziom” kompetencji i jak działa?

Odpowiedź:

„Poziom docelowy” kompetencji to pożądany lub wymagany poziom opanowania określonej kompetencji lub jej wskaźnika przez pracownika. Jego znaczenie polega na tym, że jeśli pracownik nie osiągnie ustalonego poziomu docelowego, system automatycznie generuje działania rozwojowe.

Zasada działania poziomu docelowego:

• Wybiera się skalę oceny.
• Określa się docelowy poziom z tej skali.
• Do kompetencji lub wskaźników dodawane są działania rozwojowe lub kursy z katalogu.

Dalsze wykorzystanie następuje w testach lub ocenach 360:

• W testach: Jeżeli test jest powiązany z kompetencją i aktywowana jest funkcja tworzenia IPR, to w przypadku nieosiągnięcia progu zaliczenia automatycznie tworzony jest IPR na podstawie wcześniej zdefiniowanych działań rozwojowych.
• W ocenie 360: Po przeprowadzeniu oceny moderator może wyznaczyć Indywidualny Plan Rozwoju (IPR) dla każdej kompetencji na podstawie wyników oceny.

Pytanie: Czym są bloki kompetencji?

Odpowiedź:

Bloki kompetencji to grupy opublikowanych kompetencji. Ich główną zaletą jest uproszczenie procesu dodawania dużej liczby kompetencji do oceny 360. Zamiast dodawać każdą kompetencję osobno, można dodać cały blok zawierający niezbędny zestaw kompetencji.

Pytanie: Jak są skonstruowane skale ocen i gdzie są stosowane?

Odpowiedź:

W aplikacji można używać kilku skal ocen. Struktura skali ma trzy kolumny:

• Punkty: Wartości liczbowe używane do obliczania wyników i średniej.
• Tytuł: Krótka nazwa poziomu oceny.
• Opis treściowy: Szczegółowy opis, co oznacza dany poziom oceny.

Stosowane są skale:

• W ocenie 360.
• Przy opracowywaniu profili kompetencji.
• Przy tworzeniu indywidualnych planów rozwoju (IPR).

Pytanie: Czym są profile kompetencji i jakie jest ich przeznaczenie?

Odpowiedź:

Profile kompetencji to narzędzie służące do opisywania wymagań dotyczących kompetencji dla różnych stanowisk lub ról w firmie. Obejmują one:

• Typowe stanowiska/role: Na przykład, „kierownik sprzedaży”.
• Pracownicy: Dla których stosuje się niniejszy profil.
• Kompetencje: Zestaw kompetencji wymaganych na danym stanowisku/roli.
• Docelowy poziom ocen: Wymagany poziom opanowania każdej kompetencji.

Profile są używane do:

• Tworzenie indywidualnych planów rozwoju: Poprzez porównanie docelowego poziomu kompetencji dla stanowiska z bieżącym poziomem pracownika identyfikowane są luki, na podstawie których formułowany jest IPR.

Pytanie: Jakie statusy mogą mieć kompetencje, oceny i profile?

Odpowiedź:

W systemie przewidziano różne statusy do zarządzania elementami:

• Kompetencja i ocena: Mogą znajdować się w statusach „opublikowane” lub „nieopublikowane”.
• Profil: Posiada kilka rodzajów statusów: Status zatwierdzenia: «zatwierdzone», «zaakceptowane». Status publikacji: «opublikowane» lub «nieopublikowane». Profil przechodzi proces zatwierdzania równolegle przez wszystkich zatwierdzających, i dopiero po ich akceptacji osoba zatwierdzająca może go zaakceptować, po czym profil można opublikować.