Etkinlikler

Giriş

1. "Etkinlikler" modülü, eğitim etkinliklerinin planlanması, organize edilmesi ve kayıt altına alınması için tasarlanmıştır. Örneğin, bir konferansa katılım, yüz yüze eğitim, bir mentorla buluşma vb.

2. Modülün Temel Özellikleri:

• Etkinlik oluşturma, katılımcılara davetiye gönderme.
• Katılım başvurularının toplanması, katılımın onaylanması, katılımcı sayısının kontrol edilmesi.
• Etkinlik sonuçlarına ilişkin geri bildirim anketlerinin toplanması.

3. Uygulama ayarlarında (Ayarlar - Diğer) bir dizini gizleyebilirsiniz. Bu durumda, dizin yine de uygulama moderatörleri tarafından erişilebilir olacaktır.

4. Etkinlikler Programa eklenebilir. Bu durumda, etkinlik Programlar içinde yer alacaktır.

Etkinlik Oluşturma

1. Etkinlik oluşturmanın iki yolu mümkündür:

• Moderatör.
• Kullanıcı tarafından başvuru yoluyla. Başvuru moderatör tarafından onaylandıktan sonra etkinlik oluşturulacaktır.

2. Moderator olarak. Etkinlik oluşturmak için "Ekle" düğmesine tıklayın, etkinlik oluşturma kartı açılacaktır.

Etkinlik Oluşturma Kartı, aşağıdaki alanları ve öğeleri içerir:

-  etkinlik adı giriş alanı

- etkinliğin başlangıcı ve tamamlanması

- tür (dahili, harici) ve etkinlik türü. Geliştirici etkinliklerin kapsamlı bir listesi verilmiştir, rehberde eksik bir şey varsa bize yazın, ekleyelim.

- etkinlik açıklaması.

- etkinlik organizatörü.

- etkinlik sorumlusu.

- Katılımcılar. Katılımcı listesini moderatör oluşturur. Listeye, başvurularını bağımsız olarak gönderen ve moderatör tarafından onaylanan çalışanlar da dahil edilir. Katılımcı sayısı alanı, katılımcı limiti belirlemeye olanak tanır. Limit aşıldığında, başvuruda bulunan çalışana katılımcı limitinin aşıldığına dair bir bildirim gösterilir.

- etkinlik ve toplantı renklerinin yapılandırılması.

- davet göndermek ve davet metni.

- varsayılan olarak etkindir. Etkinlikler için yapılandırılmış geri bildirim anketi görüntülenir.

Sağ tarafta, sunulan başvuruların onaylanması için bir bölüm bulunmaktadır. Çalışanların etkinliğe katılım için göndereceği tüm başvurular bu bölümde görüntülenecektir:

3. Kullanıcı tarafından. Kişisel hesaptan, öğe aracılığıyla yeni bir etkinlik için başvuru oluşturulabilir.

 

Basıldığında, bir etkinlik oluşturma için basit bir başvuru formu açılacaktır.

Başvuru moderatörlere yönlendirilecek, onaylarının ardından etkinlik genel etkinlik kataloğunda görünecektir.

Etkinliğe katılım, Kişisel Hesapta etkinlik, takvimde

1. Etkinliğe katılmak için, çalışan Etkinlik Kataloğu'ndan bir etkinlik seçer ve öğeye tıklayarak başvuru gönderir.

2. Moderatör tarafından onaylandıktan sonra (moderatör düzenleme modunda, sağ tarafta başvuranların listesi bulunur), çalışan katılımcılar listesine eklenecektir.

3. Moderasyon onayından sonra, etkinlik çalışanın kişisel hesabında ve takviminde (Bitrix24 için) görünecektir.

Etkinlik Raporları

1. Etkinliklere katılım sonuçlarına göre, Raporlar bölümünde Etkinlikler: harici, yüz yüze raporu oluşturulabilir.

2. Etkinliğe geri bildirim anketi eklendiyse, geri bildirim anketleri için raporlar oluşturabilirsiniz.

Etkinlik Durumları

Etkinlikler aşağıdaki durumlara sahiptir:

• Yayımlandı.
• Yayımlanmamış.

Sıkça Sorulan Sorular

Soru: Bir etkinliği tüm katılımcıların takvimine ekleyebilir miyim?

Cevap:

Bazı sistemlerde (örneğin, Bitrix 24) etkinlikler otomatik olarak takvime eklenir.

Lütfen dikkat edin, moderatörün, Etkinlik oluşturulurken seçilen takvimde değişiklik yapma izinleri olmalıdır. Bu izinler yoksa, etkinlik söz konusu takvime eklenmeyecektir.

Soru: Sistemde nasıl etkinlik oluşturabilirim?

Cevap:

Bir etkinlik oluşturmanın iki yolu vardır:

1. Moderatör: Bir moderatör, özel bir kart aracılığıyla doğrudan bir etkinlik oluşturabilir; başlık, başlangıç ve bitiş tarihi, tür, kategori, açıklama, organizatör, sorumlu kişi, katılımcı listesi, katılımcı limiti, renk ayarları gibi alanları doldurmanın yanı sıra davetiyeler gönderebilir ve geri bildirim anketi ekleyebilir.
2. Kullanıcı tarafından başvuru yoluyla: Çalışan, kişisel hesabı aracılığıyla yeni bir etkinlik oluşturmak için başvuruda bulunabilir. Başvuru moderatör tarafından onaylandıktan sonra, etkinlik oluşturulacak ve genel katalogda görünecektir.

Soru: Bir moderatör etkinlik oluştururken hangi temel işlevler mevcuttur?

Cevap:

Etkinlik oluştururken moderatör belirtir:

• Etkinlik Adı, Başlangıç ve Tamamlanma Tarihleri.
• Tip (iç, dış) ve kapsamlı listeden etkinlik türü.
• Açıklama, organizatör ve etkinlik sorumlusu.
• Katılımcı listesi, katılımcı sayısı sınırı belirleyerek. Sistem, sınır aşıldığında çalışanı bilgilendirecektir.
• Olay rengi ayarları ve davet metni.
• Varsayılan olarak, geri bildirim anketi çıkış işlevi etkindir.
• Kartın sağ tarafı, çalışanlardan gelen başvuruların onaylanması için bir bölüm içerir.

Soru: Bir çalışan bir etkinliğe nasıl katılabilir?

Cevap:

Personel, İlgilendiği etkinliği Etkinlik Kataloğu'ndan seçer ve ilgili öğeye tıklayarak başvuru gönderir. Moderatör başvuruyu onayladıktan sonra (moderatörün başvuranların bir listesi olacaktır), personel katılımcı listesine eklenir ve etkinlik kişisel hesabında ve takviminde (Bitrix24 için) görünecektir.

Soru: Etkinliklerle ilgili hangi raporlar oluşturulabilir?

Cevap:

Etkinliklere katılım sonuçlarına göre, "Raporlar" bölümünde "Etkinlikler: Harici, Yüz Yüze" raporu oluşturulabilir. Eğer etkinliğe bir geri bildirim anketi eklenmişse, bu anketler için de raporlar oluşturulabilir.

Soru: Etkinlikler hangi durumlara sahip olabilir?

Cevap:

Etkinlikler aşağıdaki durumlara sahip olabilir:

• Yayınlandı
• Yayımlanmamış

Soru: Tüm katılımcıların takvimine bir etkinlik eklenebilir mi?

Cevap:

Evet, bazı sistemler için, örneğin Bitrix 24, etkinlikler otomatik olarak katılımcıların takvimine eklenir. Etkinlik oluşturulurken moderatörün seçilen takvimde değişiklik yapmak için gerekli izinlere sahip olması önemlidir; aksi takdirde etkinlik eklenmeyecektir.

Soru: Etkinlik kataloğu nerede gizlenebilir?

Cevap:

Etkinlik kataloğu, uygulama ayarlarında ("Ayarlar - Diğer" bölümü) gizlenebilir. Ancak, uygulama moderatörleri için erişilebilir kalacaktır.