Quản lý năng lực

Giới thiệu

1. Mô-đun "Quản lý năng lực" bao gồm 3 phần:

1. Mô hình năng lực (các khối năng lực);
2. Thang điểm đánh giá;
3. Hồ sơ năng lực.

2. Các năng lực đã công bố được sử dụng:

• Trong đánh giá 360.
• Khi tạo hồ sơ năng lực.
• Khi tạo kế hoạch phát triển cá nhân (PDP).
• Khi tạo các khóa học/bài kiểm tra. Cần chỉ ra những năng lực nào mà các khóa học/bài kiểm tra tương ứng phát triển.

3. Mô hình quản lý năng lực trong ứng dụng có hai hoặc ba cấp độ.

Cấp 1 - Năng lực. Ví dụ, "làm việc nhóm".

Cấp độ 2 - Chỉ báo thể hiện. Ví dụ đối với năng lực "làm việc nhóm": "quan tâm đến ý kiến của đồng nghiệp khác", "thiết lập liên hệ nhanh chóng và duy trì mối quan hệ đối tác", v.v.

Cấp 3 - đánh giá. Nó có thể là bất kỳ: 1, 2, 3, 4, 5 hoặc thể hiện, không thể hiện, v.v.

Ở mỗi cấp độ, bạn có thể thiết lập bất kỳ giá trị nào.

Tạo lập năng lực

1. Để tạo một năng lực đơn cấp, chỉ cần trong tab Mô hình năng lực:

• Nhấp vào dấu cộng "Thêm năng lực".
• Trong cửa sổ hiện ra, nhập tên năng lực.
• Thêm vào cộng. Năng lực sẽ được thêm vào danh sách năng lực ở trạng thái Bản nháp.
• Công bố năng lực.

2. Để thêm chỉ báo vào năng lực đơn cấp (tạo năng lực hai cấp) cần

• Nhấp vào phần tử

• Kích hoạt phần tử
• Trong cửa sổ hiện ra, thêm các chỉ báo hiển thị.

QUAN TRỌNG! Khi chuyển đổi năng lực từ hai cấp (có chỉ số) sang một cấp (không có chỉ số), các chỉ số đã nhập sẽ bị xóa.

3. Mục tiêu cấp độ

Ý nghĩa của "mức độ mục tiêu" đối với năng lực là khi nhân viên không đạt được mức độ mục tiêu, hệ thống sẽ tự động tạo ra các hoạt động phát triển.

Mức độ mục tiêu được thiết lập cho năng lực hoặc cho các chỉ số biểu hiện (đối với năng lực hai cấp độ).

Cách thức hoạt động của mức mục tiêu:

• Chọn thang đo.
• Từ thang đo, chọn ra mức độ mục tiêu mà nhân viên cần đạt được.
• Các hoạt động phát triển hoặc khóa học từ danh mục khóa học được thêm vào, nhằm phát triển năng lực hoặc các chỉ số.
• Việc sử dụng cơ chế tiếp theo diễn ra trong bài kiểm tra hoặc đánh giá 360: Trong bài kiểm tra. Nếu năng lực được chọn cho bài kiểm tra và phần tử Tạo IDP được kích hoạt. Khi không đạt điểm đỗ, hệ thống sẽ tự động tạo IDP, sẽ xuất hiện trong tài khoản cá nhân của người dùng. IDP được hình thành dựa trên các hoạt động phát triển được thêm trong phần này. Trong đánh giá 360. Sau khi đánh giá được thực hiện, trong kết quả đánh giá sẽ có sẵn nút Chỉ định IDP. IDP có thể được chỉ định bởi người điều hành ứng dụng. IDP được chỉ định cho từng năng lực.

4. Các hành động khác với năng lực. Năng lực có thể:

• Chỉnh sửa. Nhấp vào nó.
• Xóa.
• Xuất bản.

Các khối năng lực

1. Các khối năng lực chứa một tập hợp các năng lực đã được công bố.

2. Các khối rất tiện lợi để sử dụng khi có nhiều năng lực và cần thêm chúng vào đánh giá 360 với số lượng lớn.

Điểm số

1. Trong ứng dụng có thể sử dụng nhiều thang đo. Thang đo được sử dụng:

• Trong đánh giá 360 độ;
• Khi xây dựng hồ sơ năng lực;
• Khi xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân (PDP).

2. Cấu trúc thang đo trong ứng dụng có ba cột:

• Điểm. Tham gia vào việc tính toán kết quả, giá trị trung bình;
• Tên;
• Mô tả nội dung.

Hồ sơ năng lực

1. Hồ sơ năng lực bao gồm:

• Các vị trí/chức danh tiêu biểu (ví dụ: quản lý bán hàng);
• Nhân viên sử dụng hồ sơ;
• Các năng lực mô tả cho vị trí/công việc này;
• Điểm số, cụ thể là mức độ mục tiêu.

Do đó, có thể mô tả tất cả các vai trò/chức vụ trong công ty.

2. Việc hình thành hồ sơ được sử dụng để tạo ra các kế hoạch phát triển cá nhân. Cách tiếp cận như sau:

• Mô tả mức độ yêu cầu mục tiêu đối với vị trí/công việc. Những năng lực mà vai trò cần có và mức độ mục tiêu (đánh giá);
• Hiểu biết về mức độ năng lực hiện tại. Sau khi tiến hành kiểm tra hoặc đánh giá 360, xuất hiện sự hiểu biết về mức độ năng lực hiện tại;
• Dựa trên khoảng cách này giữa mô hình năng lực mục tiêu và hiện tại, một kế hoạch phát triển cá nhân được xây dựng cho nhân viên.

3. Hồ sơ có chức năng phê duyệt. Sau khi gửi để phê duyệt, hồ sơ sẽ xuất hiện trong Tài khoản cá nhân của người phê duyệt tại tab Năng lực của tôi.

Để phê duyệt và xác nhận, cần chuyển thanh trượt sang trạng thái kích hoạt.

Việc phê duyệt diễn ra song song, tất cả người phê duyệt đều nhìn thấy trong tài khoản cá nhân của họ, nhưng cho đến khi tất cả đều phê duyệt, người phê chuẩn không thể xác nhận.

Nếu trong Hồ sơ không có người phê duyệt và người xác nhận, thì có thể xuất bản ngay lập tức.

Trạng thái

Năng lực và đánh giá: đã công bố/chưa công bố.

Hồ sơ:

• Trạng thái phê duyệt: đã đồng ý, đã phê chuẩn.
• Trạng thái xuất bản: đã xuất bản/chưa xuất bản.

Các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Mô-đun "Quản lý năng lực" là gì và nó bao gồm những phần nào?

Trả lời:

Mô-đun «Quản lý Năng lực» là một công cụ được thiết kế để quản lý hiệu quả các kỹ năng và kiến thức của nhân viên. Nó bao gồm ba phần chính:

• Mô hình năng lực (các khối năng lực): Xác định cấu trúc năng lực, các cấp độ và chỉ số thể hiện.
• Thang đo đánh giá: Được sử dụng để đo lường định lượng và định tính mức độ năng lực.
• Hồ sơ năng lực: Mô tả các yêu cầu về năng lực cho các vị trí hoặc vai trò cụ thể.

Câu hỏi: Các năng lực đã công bố được sử dụng như thế nào trong hệ thống?

Trả lời:

Các năng lực đã công bố có phạm vi ứng dụng rộng:

• Trong đánh giá 360: Phục vụ làm nền tảng cho việc đánh giá toàn diện nhân viên bởi các nhóm đối tượng khác nhau (lãnh đạo, đồng nghiệp, cấp dưới).
• Khi tạo hồ sơ năng lực: Xác định những năng lực nào cần thiết cho một vị trí cụ thể.
• Khi tạo kế hoạch phát triển cá nhân (IDP): Giúp xác định các lỗ hổng về năng lực và xây dựng các biện pháp để khắc phục chúng.
• Khi tạo khóa học/bài kiểm tra: Cho phép chỉ định các năng lực mà tài liệu học tập này phát triển.

Câu hỏi: Cấu trúc của mô hình quản lý năng lực là gì?

Trả lời:

Mô hình quản lý năng lực có thể là hai cấp hoặc ba cấp:

• Cấp 1 - Năng lực: Mô tả chung về kỹ năng hoặc phẩm chất, ví dụ như "làm việc nhóm".
• Cấp độ 2 - Biểu hiện chỉ số: Các biểu hiện hành vi cụ thể của năng lực, ví dụ, đối với "làm việc nhóm" có thể là "quan tâm đến ý kiến của đồng nghiệp khác" hoặc "thiết lập liên hệ nhanh chóng và duy trì mối quan hệ đối tác".
• Cấp 3 - Đánh giá: Đánh giá trực tiếp mức độ biểu hiện của chỉ báo. Đây có thể là giá trị số (ví dụ: từ 1 đến 5) hoặc mô tả định tính (ví dụ: "có biểu hiện", "không biểu hiện").

Trong mô hình hai cấp chỉ có năng lực và thang đo.

Câu hỏi: "Mức độ mục tiêu" năng lực là gì và nó hoạt động như thế nào?

Trả lời:

“Mức độ mục tiêu” của năng lực là mức độ thành thạo mong muốn hoặc yêu cầu đối với một năng lực cụ thể hoặc chỉ số của nó đối với nhân viên. Ý nghĩa của nó như sau: nếu nhân viên không đạt được mức độ mục tiêu đã đặt ra, hệ thống sẽ tự động tạo ra các hoạt động phát triển.

Nguyên lý hoạt động của mức mục tiêu:

• Chọn thang đánh giá.
• Mức độ mục tiêu được xác định từ thang đo này.
• Các hoạt động phát triển hoặc khóa học từ danh mục được thêm vào năng lực hoặc chỉ số.

Việc sử dụng tiếp theo diễn ra trong các bài kiểm tra hoặc đánh giá 360.

• Trong các bài kiểm tra: Nếu bài kiểm tra liên quan đến năng lực và tính năng tạo Kế hoạch Phát triển Cá nhân (KPCN) được kích hoạt, thì khi không đạt điểm chuẩn, một KPCN sẽ tự động được tạo dựa trên các hoạt động phát triển đã được xác định trước.
• Trong đánh giá 360: Sau khi tiến hành đánh giá, người điều phối có thể chỉ định Kế hoạch Phát triển Cá nhân (IDP) cho từng năng lực dựa trên kết quả đánh giá.

Câu hỏi: Các khối năng lực đại diện cho điều gì?

Trả lời:

Các khối năng lực là nhóm các năng lực đã được công bố. Tiện ích chính của chúng nằm ở việc đơn giản hóa quy trình thêm nhiều năng lực vào đánh giá 360. Thay vì thêm từng năng lực riêng lẻ, bạn có thể thêm toàn bộ một khối chứa bộ năng lực cần thiết.

Câu hỏi: Các thang đánh giá được cấu trúc như thế nào và chúng được sử dụng ở đâu?

Trả lời:

Trong ứng dụng, có thể sử dụng nhiều thang đánh giá. Cấu trúc của thang có ba cột:

• Điểm: Các giá trị số được sử dụng để tính toán kết quả và giá trị trung bình.
• Tên: Tên ngắn gọn của cấp độ đánh giá.
• Mô tả nội dung: Mô tả chi tiết về ý nghĩa của cấp độ đánh giá này.

Các thang đo được sử dụng:

• Trong đánh giá 360.
• Khi xây dựng hồ sơ năng lực.
• Khi xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân (PDP).

Câu hỏi: Hồ sơ năng lực là gì và mục đích của chúng là gì?

Trả lời:

Hồ sơ năng lực là công cụ để mô tả các yêu cầu về năng lực cho các vị trí hoặc vai trò khác nhau trong công ty. Chúng bao gồm:

• Vị trí/Chức danh tiêu biểu: Ví dụ, "trưởng phòng kinh doanh".
• Nhân viên: Những người mà hồ sơ này được áp dụng.
• Năng lực: Tập hợp các năng lực cần thiết cho vị trí/vai trò này.
• Mức độ đánh giá mục tiêu: Mức độ thành thạo yêu cầu cho từng năng lực.

Hồ sơ được sử dụng để:

• Hình thành kế hoạch phát triển cá nhân: Bằng cách so sánh mức năng lực mục tiêu cho vị trí công việc và mức hiện tại của nhân viên, các khoảng trống được xác định, từ đó hình thành kế hoạch phát triển cá nhân (IPR).

Câu hỏi: Những trạng thái nào có thể có của năng lực, đánh giá và hồ sơ?

Trả lời:

Trong hệ thống có các trạng thái khác nhau để quản lý các phần tử:

• Năng lực và đánh giá: Có thể ở trạng thái "đã xuất bản" hoặc "chưa xuất bản".
• Hồ sơ: Có nhiều loại trạng thái: Trạng thái phê duyệt: "đã phê duyệt", "đã thông qua". Trạng thái xuất bản: "đã xuất bản" hoặc "chưa xuất bản". Hồ sơ được phê duyệt song song bởi tất cả người phê duyệt, và chỉ sau khi được họ chấp thuận, người thông qua mới có thể thông qua hồ sơ, sau đó hồ sơ có thể được xuất bản.