Événements

Introduction

1. Le module «Événements» est destiné à la planification, l'organisation et la comptabilisation des événements éducatifs. Par exemple, la participation à une conférence, une formation en présentiel, une rencontre avec un mentor, etc.

2. Fonctionnalités principales du module :

• Création d'événements, envoi d'invitations aux participants.
• Collecte des demandes de participation, confirmation de participation, contrôle du nombre de participants.
• Collecte de questionnaires de retour d'information suite à l'événement.

3. Dans les paramètres de l'application (Paramètres - Autres), vous pouvez masquer le catalogue. Il restera néanmoins accessible aux modérateurs de l'application.

4. Les événements peuvent être ajoutés au Programme. Dans ce cas, l'événement se trouvera dans les Programmes.

Création d'un événement

1. Deux méthodes sont possibles pour créer un événement :

• Modérateur.
• Utilisateur via une demande. Après confirmation de la demande par le modérateur, l'événement sera créé.

2. En tant que modérateur. Pour créer un événement, cliquez sur le bouton "Ajouter", la fiche de création d'événement s'ouvrira.

Carte de création d'événement, contient les champs et éléments suivants :

-   champ de saisie du nom de l'événement

- début et fin de l'événement

- Type (interne, externe) et nature de l'événement. Une liste exhaustive des activités de développement est fournie ; si un élément manque dans le répertoire, écrivez-nous, nous l'ajouterons.

- description de l'événement.

- organisateur d'événement.

- responsable de l'événement.

- Participants. La liste des participants est formée par le modérateur. La liste inclut également les employés qui ont soumis une demande de participation de manière autonome et qui ont été approuvés par le modérateur. Le champ - nombre de participants permet de définir une limite de participants. Si la limite est dépassée, l'employé soumettant la demande recevra une notification indiquant que la limite de participants a été dépassée.

- configuration des couleurs des événements et des activités.

- envoyer les invitations et le texte d'invitation.

- activé par défaut. Affiche le formulaire de retour d'information configuré pour les événements.

À droite se trouve la section pour l'approbation des demandes soumises. Toutes les demandes que les employés soumettront pour participer à l'événement seront affichées dans cette section :

3. Par l'utilisateur. Depuis l'espace personnel, il est possible de créer une demande pour un nouvel événement via l'élément

 

Lorsqu'il est cliqué, un formulaire de demande simple pour la création d'un événement s'ouvrira.

La demande sera transmise aux modérateurs. Après leur approbation, l'événement apparaîtra dans le catalogue général des événements.

Participation à l'événement, événement dans l'espace personnel, dans le calendrier

1. Pour participer à un événement, l'employé sélectionne l'événement dans le Catalogue des événements et soumet sa demande en cliquant sur l'élément.

2. Après confirmation par le modérateur (le modérateur est en mode édition, la liste des demandeurs est à droite), l'employé sera ajouté à la liste des participants.

3. Après confirmation par le modérateur, l'événement apparaîtra dans l'espace personnel de l'employé et dans le calendrier (pour Bitrix 24).

Rapports d'événements

1. Sur la base de la participation aux événements, un rapport peut être généré dans la section Rapports : Événements externes, en présentiel.

2. Si un questionnaire de rétroaction a été ajouté à l'événement, il est possible de générer des rapports basés sur les questionnaires de rétroaction.

Statuts de l'événement

Les événements ont les statuts suivants :

• Publié.
• Non publié.

Foire aux questions

Question : Est-il possible d'ajouter un événement au calendrier de tous les participants de l'événement ?

Réponse :

Pour certains systèmes (par exemple, Bitrix 24), les événements sont automatiquement ajoutés au calendrier.

Veuillez noter que le modérateur doit avoir les droits d'apporter des modifications au calendrier sélectionné lors de la création de l'Événement. Si ces droits ne sont pas accordés, l'événement ne sera pas ajouté à ce calendrier.

Question : Comment créer un événement dans le système ?

Réponse :

Il existe deux façons de créer un événement :

1. Modérateur : Le modérateur peut créer directement un événement via une carte spéciale en remplissant des champs tels que le nom, la date de début et de fin, le type, la catégorie, la description, l'organisateur, le responsable, la liste des participants, la limite de participants, les paramètres de couleur, ainsi qu'envoyer des invitations et joindre un questionnaire de retour d'information.
2. Par l'intermédiaire d'une demande : Un employé peut soumettre une demande de création d'un nouvel événement via son espace personnel. Après confirmation de la demande par un modérateur, l'événement sera créé et apparaîtra dans le catalogue général.

Question : Quelles sont les principales fonctions disponibles lors de la création d'un événement par un modérateur ?

Réponse :

Le modérateur, lors de la création d'un événement, indique :

• Nom, début et fin de l'événement.
• Type (interne, externe) et type d'événement de la liste exhaustive.
• Description, organisateur et responsable de l'événement.
• Liste des participants, en définissant une limite du nombre de participants. Le système notifiera l'employé en cas de dépassement de la limite.
• Paramètres de couleur de l'événement, ainsi que le texte de l'invitation.
• Par défaut, la fonction d'affichage du formulaire de retour est activée.
• La partie droite de la carte contient une section pour l'approbation des demandes soumises par les employés.

Question : Comment un employé peut-il participer à un événement ?

Réponse :

L'employé sélectionne l'événement qui l'intéresse dans le Catalogue des événements et soumet sa demande en cliquant sur l'élément correspondant. Une fois que le modérateur a approuvé la demande (le modérateur disposera d'une liste des demandeurs), l'employé sera ajouté à la liste des participants, et l'événement apparaîtra dans son espace personnel et son calendrier (pour Bitrix 24).

Question : Quels rapports peut-on générer sur les événements ?

Réponse :

Suite à la participation aux événements, il est possible de générer le rapport "Événements : externes, en présentiel" dans la section "Rapports". Si un questionnaire de retour d'expérience a été ajouté à l'événement, il est également possible de produire des rapports basés sur ces questionnaires.

Question : Quels sont les statuts possibles des événements ?

Réponse :

Les événements peuvent avoir les statuts suivants :

• Publié
• Non publié

Question : Est-il possible d'ajouter un événement au calendrier de tous les participants ?

Réponse :

Oui, pour certains systèmes, par exemple Bitrix 24, les événements sont automatiquement ajoutés au calendrier des participants. Il est important que le modérateur dispose des droits nécessaires pour apporter des modifications au calendrier sélectionné lors de la création de l'événement ; sinon, l'événement ne sera pas ajouté.

Question : Où peut-on cacher un répertoire d'événements ?

Réponse :

Le catalogue des événements peut être masqué dans les paramètres de l'application (section "Paramètres - Autres"). Cependant, il restera accessible aux modérateurs de l'application.