Мероприятия

Введение

1. Модуль «Мероприятия» предназначен для планирования, организации и учёта образовательных мероприятий. Например, посещение конференции, очный тренинг, встреча с наставником и т.д.

2. Основные возможности модуля:

• Создание мероприятий, отправка приглашений участникам.
• Сбор заявок на участие, подтверждение участия, контроль количества участников.
• Сбор анкет обратной связи по результатам мероприятия.

3. В настройках приложения (Настройки - Другие) можно скрыть каталог. При этом он все равно останется доступен модераторам приложения.

4. Мероприятия можно добавлять в Программу. В этом случае мероприятие будет находиться в Программах.

Создание мероприятия

1. Возможны два способа создания мероприятия:

• Модератором.
• Пользователем через заявку. После подтверждения заявки модератором, мероприятие будет создано.

2. Модератором. Для создания мероприятия нажмите на кнопку "Добавить" , откроется карточка создания мероприятия

Карточка создания мероприятия, содержит следующие поля и элементы:

 -  поле для ввода названия мероприятия

 - начало и завершение мероприятия

 - тип (внутренне, внешнее) и вид мероприятия. Приведён исчерпывающий список развивающих мероприятий, если чего-то не хватает в справочнике, напишите нам, мы внесём.

 - описание мероприятия.

 - организатор мероприятия.

 - ответственный за мероприятие.

- участники. Список участников формирует модератор. В список также попадают сотрудники, которые самостоятельно направили заявку и которых утвердил модератор. Поле - количество участников позволяет задать лимит участников. При превышении лимитов сотруднику, подающему заявку будет выведено уведомление о том, что превышен лимит участников.

 - настройка цветов события и мероприятия.

 - отправлять приглашения и текст приглашения.

 - по умолчанию активно. Выводится анкета обратной связи, настроенная для мероприятий.

Справа находится раздел для согласования поданных заявок. Все заявки, которые будут подавать сотрудники на участие в мероприятии будут отображаться в данном разделе:

3. Пользователем. Из личного кабинета можно создать заявку на новое мероприятие через элемент 

 

При его нажатии будет открыта простая форма заявки на создание мероприятия

Заявка будет направлена модераторам, после их согласования мероприятие появится в общем каталоге мероприятий.

Участие в мероприятии, мероприятие в ЛК, в календаре

1. Для участия в мероприятии, сотрудник выбирает мероприятие из Каталога мероприятий и направляет заявку, нажав на элемент 

2. После подтверждения модератором (у модератора режим редактирования, справа список подавших заявку), сотрудник будет добавлен в список участников.

3. После подтверждения модератором, мероприятия появится у сотрудника в личном кабинете и календаре (для Битрикс 24).

Отчеты по мероприятиям

1. По результатам участия в мероприятиях можно сформировать отчет Мероприятия: внешние, очные в разделе Отчеты.

2. Если добавлялась анкета обратной связи к мероприятию, то можно построить отчеты по анкетам обратной связи.

Статусы мероприятия

Мероприятия имеют следующие статусы:

• Опубликовано.
• Не опубликовано.

Часто задаваемы вопросы

Вопрос: Можно ли добавить мероприятие в календарь всем участникам мероприятия?

Для некоторых систем (например, Битрикс 24) мероприятия автоматически добавляются в календарь.

Обратите внимание, что у модератора должны права вносить изменения в тот календарь, который выбирается при создании Мероприятия. Если таких прав нет, то мероприятие не будет добавлено в данный календарь.

Как можно создать мероприятие в системе?

Существует два способа создания мероприятия:

1. Модератором: Модератор может напрямую создать мероприятие через специальную карточку, заполняя такие поля, как название, дата начала и завершения, тип, вид, описание, организатор, ответственный, список участников, лимит участников, настройки цвета, а также отправлять приглашения и прикреплять анкету обратной связи.
2. Пользователем через заявку: Сотрудник может подать заявку на создание нового мероприятия через свой личный кабинет. После подтверждения заявки модератором, мероприятие будет создано и появится в общем каталоге.

Какие основные функции доступны при создании мероприятия модератором?

Модератор при создании мероприятия может указать:

• Название, начало и завершение мероприятия.
• Тип (внутреннее, внешнее) и вид мероприятия из исчерпывающего списка.
• Описание, организатора и ответственного за мероприятие.
• Список участников, устанавливая лимит количества участников. Система уведомит сотрудника при превышении лимита.
• Настройки цвета события, а также текст приглашения.
• По умолчанию активна функция вывода анкеты обратной связи.
• Правая часть карточки содержит раздел для согласования поданных заявок от сотрудников.

Как сотрудник может принять участие в мероприятии?

Сотрудник выбирает интересующее его мероприятие из Каталога мероприятий и отправляет заявку, нажав на соответствующий элемент. После того как модератор подтвердит заявку (у модератора будет список подавших заявку), сотрудник будет добавлен в список участников, и мероприятие появится в его личном кабинете и календаре (для Битрикс 24).

Какие отчеты можно сформировать по мероприятиям?

По результатам участия в мероприятиях можно сформировать отчет "Мероприятия: внешние, очные" в разделе "Отчеты". Если к мероприятию была добавлена анкета обратной связи, то также можно построить отчеты по этим анкетам.

Какие статусы могут быть у мероприятий?

Мероприятия могут иметь следующие статусы:

• "Опубликовано"
• "Не опубликовано"

Можно ли добавить мероприятие в календарь всем участникам?

Да, для некоторых систем, например, Битрикс 24, мероприятия автоматически добавляются в календарь участников. Важно, чтобы модератор имел необходимые права для внесения изменений в выбранный календарь при создании мероприятия; в противном случае мероприятие не будет добавлено.

Где можно скрыть каталог мероприятий?

Каталог мероприятий можно скрыть в настройках приложения (раздел "Настройки - Другие"). Однако он останется доступным для модераторов приложения.